Werkgevers let op! Veranderingen in het arbeidsrecht vanaf 1 januari 2022


Geen rookruimtes meer
Vanaf 1 januari 2022 zijn rookruimtes op de werkplek verboden. Als de werkgever tóch een rookruimte inricht, kan aan de werkgever een boete worden opgelegd door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). OR en werkgever let op: de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht ten aanzien van wijzigingen en/of het invoeren van het rookbeleid.

Duurzame inzetbaarheid en een leven lang leren
Vanaf 2020 loopt het meerjarig integraal investeringsprogramma ‘duurzame inzetbaarheid en leven lang ontwikkelen’ (MIP). Vanaf eind 2021 is het mogelijk om subsidies aan te vragen voor projecten gericht op het verbeteren van duurzame inzetbaarheid en scholding. De beoordeling van deze aanvragen en uitgave van subsidies zal in 2022 van start gaan!

Vrouw-man verhouding in de top van het bedrijfsleven door de overheid gereguleerd
De verhouding tussen vrouwen en mannen in de top van het bedrijfsleven moet verder worden verbeterd. Hiermee zal uitvoering worden gegeven aan het SER-advies ‘Diversiteit in de top. Tijd voor versnelling’. Een ingroeiquotum zal ervoor zorgen dat tenminste één derde deel van de raad van commissarissen van beursgenoteerde bedrijven bestaat uit mannen en tenminste één derde deel uit vrouwen. Ook moeten grote B.V. ’s en N.V. ’s streefcijfers opstellen om de verhouding tussen mannen en vrouwen evenwichtiger te maken. Deze cijfers moeten door de onderneming worden gedeeld met de SER en de rapportage moet deel uitmaken van het bestuursverslag.

Gerichte vrijstelling werkkostenregeling voor thuiswerkkosten
De werkgever mag vanaf 1 januari 2022 de werknemer een onbelaste thuiswerkvergoeding geven voor de thuiswerkkosten. Deze vergoeding bedraagt € 2.- per dag. Dat geldt ook als de werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Een voorwaarde is dat de werknemer 128 dagen van de 214 dagen thuiswerkt. De werkgever mag in dat geval (naar rato) een thuiswerkvergoeding uitbetalen ter hoogte van 214 dagen, dus alsof de werknemer 214 dagen thuiswerkt. Let op! De werkgever mag voor eenzelfde dag niet óók de vrijstelling voor vaste reiskosten toepassen.

Nederlandse Arbeidsinspectie
De ‘Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)’ heet vanaf nu de ‘Nederlandse Arbeidsinspectie’. Dit heeft onder meer te maken met de ‘European Labour Authority (ELA), die sinds eind 2019 toeziet op de naleving van arbeids-gerelateerde wetgeving. De organisatie blijft inhoudelijk hetzelfde, maar bij een nieuwe naam hoort natuurlijk wél een nieuwe website. U kunt alle informatie rondom de arbeidsinspectie nu vinden op www.nlarbeidsinspectie.nl.

Thuiswerken en invloed van de OR

Thuiswerken is in veel gevallen tot norm geworden. Welke gevolgen heeft dit voor de verplichtingen van de werkgever en hoe kan de OR toezien op naleving van deze verplichtingen?

Waar thuiswerken voor corona in veel gevallen nog de uitzondering was, is thuiswerken nu de norm. Zoveel mogelijk thuiswerken heeft consequenties voor de organisatie op verschillende terreinen. Denk aan arbeidsomstandigheden, werk- en rusttijden en arbeidsvoorwaarden.
Wordt er in jouw organisatie ook meer (of zelfs grotendeels) thuis gewerkt? Dan is het goed om de voorwaarden eens nader onder de loep te nemen. Is er bijvoorbeeld al gesproken over een Thuiswerkregeling? Welke voorzieningen zijn getroffen op het gebied van ergonomisch meubilair, en hoe zit het met de beschikbaarheid en bereikbaarheid van werknemers?

Verplichtingen voor de werkgever
De werkgever heeft een zorgplicht voor de juiste inrichting van de werkplek. Niet alleen de werkplek op kantoor, maar ook de thuiswerkplek moet voldoen aan beginselen, normen en richtlijnen uit wet- en regelgeving zoals de Arbowet, het Arbobesluit en Europese richtlijnen. Zo moet de werkgever onder andere zorg dragen voor een goede verstelbare stoel en bureau, voldoende opbergruimte en snelle storingvrije apparatuur. De OR kan de werkgever hiertoe bewegen door het onderwerp onderdeel te maken van een Thuiswerkregeling.

Waarom een thuiswerkregeling?
De thuiswerkregeling verschaft duidelijkheid over de arbeidsvoorwaarden en de geldende voorschriften die zien op arbeidsomstandigheden en werk- en rusttijden. Een van de taken van de OR is het bevorderen van de naleving hiervan. Ontbreekt een thuiswerkregeling in jouw organisatie? Dan kan de OR dit onderwerp op de agenda plaatsen via het initiatiefrecht.

Invloed van de OR
De OR heeft instemmingsrecht als de bestuurder een voornemen heeft tot vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen op het gebied van onder andere arbeidsvoorwaarden, arbeids- en rusttijden of een vakantieregeling. Een voornemen van de bestuurder om een thuiswerkregeling in te voeren of te wijzigen, omdat de regeling niet voorzag in massaal en/of langdurig thuiswerken, is instemmingsplichtig.

Vergoedingen: reiskosten- of thuiswerkvergoeding?
Hoe zit het met vergoeding van de reiskosten als niet gereisd hoeft te worden wegens het thuiswerken? Dan mag de werkgever de reiskostenvergoeding stop zetten. De werkgever hoeft de reiskosten niet aan te passen als gevolg van het thuiswerken. De belastingdienst heeft in de mogelijkheid voorzien om de vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021 onbelast door te betalen aan de werknemer. Pas daarna zal de reiskostenvergoeding worden belast met werkgeverslasten. Voor veel werkgevers een reden om alvast na te denken over aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding of een alternatief te onderzoeken. In sommige organisaties is de reiskostenvergoeding inmiddels vervangen door een thuiswerkvergoeding. Onze tip: maak het al dan niet stopzetten van de reiskostenvergoeding bespreekbaar met de bestuurder. En vergeet daarbij niet het alternatief, de thuiswerkvergoeding.

Bereikbaarheid en beschikbaarheid
Aan het begin van de Covid-19 crisis werd reeds gewaarschuwd voor stress en oververmoeidheid doordat werk- en privé bij continue thuiswerken moeilijk te scheiden zou zijn. Medewerkers willen laten zien aan het werk te zijn en voelen daardoor een druk om snel te reageren op berichten van collega’s en leidinggevenden. In reactie op deze ontwikkeling is inmiddels een wetsvoorstel ingediend dat tot doel heeft om het ‘recht op onbereikbaarheid’ te verwezenlijken. Dit wetsvoorstel wordt momenteel voorbereid voor behandeling in de Tweede Kamer.
Natuurlijk hoeft het wetsvoorstel niet afgewacht te worden om het een en ander te kunnen regelen omtrent bereikbaarheid en beschikbaarheid. Ook dit onderwerp kan namelijk geregeld worden in een Thuiswerkregeling. Zo kunnen in de thuiswerkregeling voorschriften worden opgenomen over:
• Bereikbaarheid via telefoon, e-mail en WhatsApp
• Grenzen aan bereikbaarheid buiten kantoortijden
• Vaste tijden voor teamoverleg
• Het behoud van werk- en rusttijden.
Onze tip: mocht hierover nog niets geregeld zijn in jouw organisatie. Gebruik dan het initiatiefrecht van de OR om dit te agenderen!
Overigens was onlangs in het nieuws dat veel werkgevers software hebben geïnstalleerd die werknemers kan volgen. Zo’n systeem houdt in dat controle plaatsvindt op aanwezigheid, gedrag en prestaties (bijvoorbeeld in de vorm van computer-monitoring). Sommige systemen gaan daarin heel ver en houden bij hoe lang werknemers ingelogd zijn, hoeveel zij typen etc. Bij het invoeren van dergelijke controles is sprake van personeelsvolgsystemen. De OR heeft instemmingsrecht op het invoeren van een personeelsvolgsysteem. Weet je niet of een dergelijke systeem binnen jullie organisatie wordt ingevoerd? Vraag dit dan na bij de bestuurder en benoem dat voor de invoering eerst de instemming van de OR noodzakelijk is.

Unger

Mondkapje weigeren op de werkvloer? Geen loon!

Deze keer bespreken we een variant die eveneens ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer: een Mondkapjesplicht; mag de werkgever het dragen van mondkapjes verplicht stellen op de werkvloer?

De mondkapjesplicht geldt sinds 1 december 2020 in alle publieke binnenruimten, stationsgebouwen en luchthavens. De mondkapjesplicht geldt voor iedereen van 13 jaar en ouder. Wie de regel niet naleeft, riskeert een boete van 95 euro. Deze regels door de overheid opgelegd zijn helder, maar hoe zit het met het dragen van mondkapjes op de werkvloer?

Voor bepaalde sectoren en beroepen is ook het dragen van een mondkapje verplicht gesteld op de werkvloer, zoals het onderwijs (publieke binnenruimten) en contactberoepen. Daar bestaat dus geen discussie over. Maar hoe zit dat nu bijvoorbeeld in een winkel, zoals een banketbakkerswinkel?

Dit speelde in de volgende uitspraak. In de banketbakkerswinkel heeft werkgever sinds 13 oktober 2020 een mondkapjesplicht ingevoerd. Werkgever heeft wegwerpmondkapjes ter beschikking gesteld en eigen mondkapjes zijn eveneens toegestaan. Een werknemer, die werkzaam is als chauffeur en in een transportbus goederen ophaalt bij leveranciers en goederen aflevert bij afnemers, weigert een mondkapje te dragen.

Werkgever besluit het loon op te schorten en werknemer wordt op non-actief gesteld totdat hij zich conformeert aan de mondkapjesplicht. Werknemer legt zich er niet bij neer en legt het probleem voor aan de rechter, waarbij hij in kort geding loondoorbetaling vordert en toelating tot zijn werk.

De kantonrechter is duidelijk: een mondkapjesplicht is toegestaan. Op basis van het instructierecht mag een werkgever eenzijdig voorschriften geven waar een werknemer zich aan heeft te houden. Uiteraard kent die instructieplicht grenzen, namelijk als inbreuk wordt gemaakt op een grondrecht (bescherming van de persoonlijke levenssfeer). De kantonrechter oordeelde dat de mondkapjesplicht dan wel een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt, maar dat deze inbreuk in dit geval gerechtvaardigd is. En wel om twee legitieme redenen: 1. Het zorgen voor een veilige werkomgeving voor alle medewerkers en 2. Het beschermen van het bedrijfsbelang, namelijk het voorkomen dat medewerkers ziek worden of in quarantaine moeten waarbij werkgever verplicht het loon moet doorbetalen.

De kantonrechter heeft wel oog voor het feit dat de effectiviteit van het mondkapje wordt betwist, maar sluit zijn ogen niet voor het feit dat het mondkapje inmiddels een maatschappelijk aanvaard middel is. De kantonrechter houdt het er voorlopig op dat het dragen van het mondkapje gedurende de corona pandemie kan bijdragen aan de veiligheid en gezondheid. De werkgever mag de mondkapjesplicht dus invoeren en handhaven op de werkvloer (via loonopschorting en non-actief stelling).

Hoe zit dat nou als een werknemer bijna geen contact heeft met collega’s en/of anderen?
Deze chauffeur zat 80-90% van zijn tijd in de transportbus en had dus amper direct contact met collega’s of anderen. Geldt de mondkapjesplicht ook terwijl de chauffeur alleen in zijn bus rijdt?

Daarvoor geldt dat de werkgever er belang bij heeft om één lijn te trekken voor alle medewerkers. Alle medewerkers moeten zich inpandig aan de mondkapjesplicht houden, dus ook de chauffeur als hij iets binnen moet ophalen. Zodra hij buiten is of in de transportbus zit, dan hoeft hij zijn mondkapje niet te dragen.

Deze uitspraak biedt heldere handvatten voor het invoeren van extra maatregelen op de werkvloer om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Het is toegestaan.

Let er wel op dat medische of psychologische beperkingen ertoe kunnen leiden dat individuen worden vrijgesteld van deze plicht! En vergeet niet dat de mondkapjes beschikbaar gesteld moeten worden door de werkgever of dat de kosten moeten kunnen worden gedeclareerd.

Bestaat er binnen uw organisatie een ondernemingsraad of een personeelsvertegenwoordiging? Dan moet de mondkapjesplicht in beginsel eerst aan de OR of PVT worden voorgelegd.

Bron: ECLI:NL:RBMNE:2021:51